Dokumentų valdymo sistema (DVS) vis dažniau asocijuojasi su efektyvumu, automatizacija ir šiuolaikiniu požiūriu į verslo valdymą. Vis dėlto, kai kalbame apie nedideles įmones (turinčias vos keletą darbuotojų ar aptarnaujančias ribotą klientų skaičių) – dažnai išgirstame klausimą: ar tai tikrai reikalinga? Galbūt DVS – tai didžiųjų žaidėjų žaislas, o mažam verslui vis dar pakanka „Excel lentelės“ ir segtuvo?
Ką mažos įmonės praranda be DVS?
Atsakymas vis dažniau yra priešingas. Būtent mažos įmonės turi daugiausiai naudos iš skaitmenizacijos. Jos veikia greičiau, lankstesnės, bet tuo pačiu ir pažeidžiamesnės klaidoms, praradimams, netvarkai ar vieno žmogaus išėjimui iš darbo. DVS šiuo atveju veikia kaip struktūros ramstis. Ji padeda išlaikyti tvarką, kai dokumentų dar nėra daug, ir užkerta kelią chaosui, kai jų kiekis pradeda augti.
Maža įmonė dažnai turi ribotus resursus – laiko, žmonių, pinigų, tad kiekvienas uždelsimas, neatsakyta sutartis, pamesta sąskaita ar nepasirašytas aktas gali kainuoti labai daug. DVS eliminuoja šiuos pavojus. Dokumentai tampa pasiekiami iš bet kurios vietos, galima nustatyti atsakomybes, priminimus, stebėti eigą. O tai, kas didesnėje įmonėje būtų deleguota trims žmonėms, mažoje įmonėje gali įvykti automatiškai. Tai ypač svarbu, kai vienas žmogus atlieka kelis vaidmenis.
Skaitmeniniai parašai, integracija su buhalterinėmis sistemomis, šablonų naudojimas – visa tai skamba kaip „didelio verslo atributika“, bet šiandien tokias funkcijas siūlo ir mažoms įmonėms prieinamos DVS platformos.
DVS didina pasitikėjimą ir konkurencingumą
Daugeliui mažų verslų būdingas glaudus bendravimas su klientais, greiti sprendimai ir lankstumas. Tai vertybės, kurias DVS tik sustiprina. Kai visas dokumentų ciklas vyksta per kelias minutes, o klientas gauna pasirašytą sutartį ar atsakymą iškart, įmonė atrodo patikimesnė, šiuolaikiškesnė ir, svarbiausia – konkurencingesnė.
Kaip sako verslo konsultantas Andrius, dirbantis su mažomis įmonėmis: „DVS mažam verslui – tai ne šablonas, o apsauga. Ji leidžia išvengti klaidų, įrodyti, kas ką padarė, ir greitai rasti tai, ko reikia. O svarbiausia – tai mažina priklausomybę nuo vieno žmogaus. Kai visi duomenys sistemoje, verslas gali veikti net tada, kai vadovas savaitę atostogauja“.
DVS reikalinga ne dėl dydžio, o dėl informacijos srauto
Vis dar egzistuoja mitas, kad DVS yra brangu, sudėtinga ar net neverta dėmesio, jei darbuotojų mažai. Tačiau iš tiesų viskas priklauso ne nuo darbuotojų skaičiaus, o nuo informacijos srauto. Ir tas srautas dažnai mažoje įmonėje yra intensyvus, nes vienas žmogus atsakingas už pardavimus, užsakymus, sutarčių pasirašymą ir dar kontaktą su buhalterija.
Maža įmonė, kuri nuo pat pradžių pasirūpina dokumentų tvarka, vėliau daug sklandžiau pereina prie plėtros, tad kai į komandą ateina nauji žmonės, jiems aišku, kur viskas yra, ką reikia pasirašyti, kur rasti senuosius susitarimus. O tai padeda išvengti brangiai kainuojančio netvarkos efekto.
Mažoms įmonėms DVS gali būti didžiausia investicinė grąža
Apibendrinant – taip, mažoms įmonėms verta diegti DVS, ir dažnai net anksčiau nei jos įsivaizduoja. Tai ne techninis sprendimas, o investicija į ilgalaikį stabilumą, kontrolę ir augimą. Ir būtent mažo verslo kontekste šis sprendimas gali būti pats efektyviausias, nes kiekvienas sutaupytas valandos darbas reiškia tiesioginį pinigų sutaupymą ar papildomą pasiektą klientą.
